Location de bureaux inutilisés : guide pour propriétaires

23 Juil 2024

Dans un contexte où la flexibilité et l’optimisation de l’espace de travail sont devenues des priorités pour les entreprises, la sous-location de bureaux inutilisés offre une opportunité de générer des revenus supplémentaires tout en favorisant des synergies professionnelles enrichissantes. Voici quelques conseils pour vous aider à tirer parti de vos espaces de bureau inoccupés.

Pourquoi louer vos bureaux inutilisés ?

La sous-location de bureaux présente plusieurs avantages :

Revenus supplémentaires : la monétisation de vos bureaux inoccupés peut se révéler être une source de revenu significative. Sur l’île de France, les gains potentiels peuvent varier entre 200 et 900 € HT / mois / postes. Évidemment le lieu, les services, les accès et la concurrence locale vont avoir un impact important sur la détermination du juste prix. Coworkea prend soin avant chaque mandat de faire une étude de marché.
Synergies professionnelles : il n’est pas rare que des partenariats se créent entre entreprises accueillantes et sous-locataires. Le coût du loyer devient parfois dérisoire par rapport à l’enjeu de certaines synergies…
Réduction de votre empreinte carbone : c’est l’aspect très positif qui améliore aussi votre RSE. En moyenne, on sait que 40 % de l’empreinte carbone d’une entreprise est liée à son poste immobilier. En mutualisant les espaces communs et en ne laissant aucun bureau inoccupé, vous contribuez à limiter l’empreinte carbone par la non-construction de nouveaux bâtiments et par une gestion de votre bâtiment plus efficiente.

Les étapes pour louer vos bureaux inutilisés

Évaluation de l’espace : Avant de mettre vos bureaux en location, il est important d’évaluer l’espace disponible. Identifiez les zones qui peuvent être louées sans perturber vos activités quotidiennes. Assurez-vous que ces espaces sont en bon état et prêts à accueillir de nouveaux occupants. Il est préférable d’accueillir des sous-locataires dans des bureaux fermés plutôt que dans des open-spaces, pour lesquels il est plus difficile de trouver des sous-locataires. Les pièces aveugles (sans fenêtre) doivent être dédiées de préférence à des salles de réunion.
Détermination du prix : Le prix de location de vos bureaux dépend de plusieurs facteurs, notamment l’emplacement, la taille de l’espace, les équipements disponibles et les services inclus. Faites des recherches sur les prix pratiqués dans votre région pour vous assurer que votre offre est compétitive.
Légalité et contrats : La question de la légalité de la sous-location d’espaces de bureau est importante. Si vous n’êtes pas propriétaire, il est préférable d’obtenir l’accord de votre propriétaire avant de sous-louer vos bureaux. Néanmoins, l’utilisation de contrat de prestation de services plutôt que de baux commerciaux vous accorde une meilleure souplesse, car vous échappez à certaines contraintes liées au droit de l’immobilier. Sans que cet article constitue une note juridique, vous pouvez consulter un exemple d’avantage de ce type de contrat dans notre article « Sous-location de bureau, quel contrat ? ».
Publication de l’annonce : Publiez une annonce pour vos bureaux sur des plateformes d’annonces. Fournissez des photos claires et lumineuses, montrant votre bureau sous son meilleur jour. Même si vous pouvez le faire seul, n’hésitez pas à mobiliser des professionnels, comme par exemple Coworkea, vous risquez de gagner beaucoup de temps et de réduire votre vacance locative.
Sélection des locataires : Une fois l’annonce publiée, vous recevrez des demandes de la part d’entreprises intéressées. Analysez les informations clés sur ces entreprises, telles que leur secteur d’activité, le nombre de postes recherchés, et la durée de location souhaitée. Privilégiez toujours ceux avec qui vous aurez plaisir à cohabiter.
Visites et négociations : Organisez des visites avec les entreprises intéressées pour leur permettre de voir l’espace et poser des questions. Soyez prêt à négocier les termes du contrat pour trouver un accord mutuellement bénéfique.
Signature du contrat : Après avoir trouvé un locataire approprié, passez à la signature d’un contrat de prestation de service. Ce contrat doit inclure toutes les conditions de location, les responsabilités de chaque partie et les modalités de paiement. Coworkea utilise des contrats éprouvés et revus par des avocats spécialisés.
Et surtout facturez ! Oui n’oubliez pas de facturer, recouvrir et vous prémunir de retards ou de détérioration de votre bureau par l’encaissement d’un dépôt de garantie (en moyenne 3 mois)

Conseils pour réussir la location de vos bureaux

Soyez transparent : fournissez des informations claires et précises sur l’espace de bureau, les services inclus et les conditions de location. La transparence est essentielle pour établir une relation de confiance avec vos locataires. Par ailleurs, mieux vaut tout dire au téléphone, y compris les points négatifs de vos bureaux. Mieux vaut éviter de perdre du temps avec des visites inutiles.
Entretenez l’espace : assurez-vous que l’espace de bureau est toujours propre et bien entretenu. Un environnement de travail agréable est un atout majeur pour attirer des locataires. Au même titre que l’on investit dans son outil de travail, on investit aussi dans ses bureaux.
Communiquez régulièrement : maintenez une communication ouverte et régulière avec vos locataires pour résoudre rapidement tout problème éventuel et assurer une collaboration harmonieuse.
Adaptez-vous aux besoins des locataires : soyez flexible et prêt à adapter vos offres en fonction des besoins spécifiques des locataires. Cela peut inclure des ajustements dans les services offerts ou des modifications dans l’aménagement de l’espace. La nécessité d’ajouter des cabines téléphoniques pour permettre des appels et des visioconférences en toute tranquillité est l’élément le plus récurrent.

En suivant ces étapes et conseils, vous pouvez transformer vos bureaux inutilisés en une source de revenus stable et créer un environnement de travail collaboratif et dynamique. La sous-location de bureaux est une solution gagnant-gagnant qui profite à la fois aux propriétaires et aux locataires, tout en optimisant l’utilisation des espaces de travail disponibles.

Il n’est pas rare que certains de nos prospects qui cherchaient des bureaux sur notre site web (car un déménagement s’imposait, leurs bureaux étant devenu trop grands), soient finalement devenus clients de Coworkea, mais sous l’angle « entreprise accueillante ». Ca leur a permis de rester dans leurs bureaux, et de pouvoir largement faire face à un loyer souvent ancien et compétitif.