Corpoworking – quelles conditions pour réussir ?
12 Oct 2022
Le corpoworking est une tendance de fond qui transforme la façon dont les entreprises envisagent leurs espaces de travail. En ouvrant leurs bureaux à des coworkers externes, les entreprises peuvent réduire leurs coûts immobiliers, enrichir leur écosystème professionnel et générer de nouvelles sources de revenus. Mais pour que cette stratégie fonctionne, plusieurs conditions clés de succès doivent être réunies. Découvrez dans ce guide complet tout ce qu’il faut savoir pour réussir votre projet de corpoworking.
Qu’est-ce que le corpoworking ?
Le terme corpoworking — contraction de « corporate » et « coworking » — désigne la pratique par laquelle une entreprise met à disposition une partie de ses locaux à des travailleurs ou entreprises externes, dans une logique d’espace de coworking intégré. Contrairement à un espace de coworking traditionnel entièrement dédié à cette activité, le corpoworking s’inscrit au sein d’une structure professionnelle déjà existante, qui dispose de bureaux sous-utilisés ou de salles disponibles.
Ce concept est né de la convergence entre deux grandes tendances de fond : le développement du flex-office au sein des grandes et moyennes entreprises, et la démocratisation du coworking comme mode de travail alternatif au bureau traditionnel ou au télétravail. L’entreprise accueillante devient ainsi une sorte d’opérateur de coworking à petite échelle, sans pour autant être un professionnel de l’immobilier de bureau.
Corpoworking vs coworking classique : quelles différences ?
Il est important de bien distinguer le corpoworking du coworking classique, même si les deux partagent des similitudes. Dans un espace de coworking classique, il n’y a pas d’entreprise « résidente » en tant qu’hôte : l’espace est entièrement dédié à l’accueil de coworkers, géré par un opérateur spécialisé qui fait de cette activité son cœur de métier.
Dans un espace de corpoworking, au contraire, une entreprise occupe elle-même les locaux et ouvre une partie de sa surface à des externes. L’entreprise accueillante continue d’exercer son activité principale, et le coworking constitue une activité secondaire ou complémentaire. Cette configuration crée une dynamique particulière : les coworkers côtoient les salariés de l’entreprise hôte, ce qui peut être une vraie richesse mais aussi une source de tensions si cela est mal géré.
Les avantages du corpoworking pour l’entreprise accueillante
Se lancer dans le corpoworking présente de nombreux avantages pour l’entreprise qui ouvre ses portes. Voici les principaux bénéfices à attendre :
- Réduction des coûts immobiliers : En louant des bureaux vacants à des coworkers externes, l’entreprise génère des revenus supplémentaires qui compensent partiellement ou totalement son loyer.
- Enrichissement de l’écosystème : Accueillir des professionnels de secteurs variés permet de croiser de nouvelles expertises, de nouer des partenariats commerciaux et d’élargir son réseau.
- Stimulation de l’innovation : La diversité des profils favorise les échanges informels, source d’inspiration et de créativité pour les équipes internes.
- Image de marque : Proposer un espace de corpoworking ouvert et moderne renforce l’image d’une entreprise dynamique, ouverte sur son environnement.
- Flexibilité : Les contrats de prestation de services avec des préavis courts permettent une grande souplesse dans la gestion des espaces en fonction des besoins de l’entreprise hôte.
Mes locaux sont-ils « coworkeables » ? Évaluer la faisabilité
Avant de se lancer, il est indispensable d’évaluer si vos locaux sont adaptés à une démarche de corpoworking. Cette phase d’audit est souvent appelée « test de coworkabilité » dans le jargon des professionnels du secteur.
La configuration des bureaux
La nature des espaces disponibles est le premier critère à évaluer. Des bureaux fermés ou semi-fermés sont beaucoup plus adaptés au corpoworking que des open-spaces. En effet, un open-space peut sembler plus rentable au mètre carré, mais il est beaucoup plus difficile à remplir : les nuisances sonores, les appels téléphoniques intempestifs, ou le simple manque d’intimité peuvent rapidement décourager les coworkers potentiels. Si vous ne disposez que d’un open-space, l’installation de phonebox ou de cabines insonorisées est fortement recommandée avant d’ouvrir l’espace.
La confidentialité et la nature de l’activité
Toutes les entreprises ne peuvent pas se permettre d’ouvrir leurs locaux à des externes. Les entreprises traitant des données sensibles, des informations classifiées ou des projets stratégiques confidentiels devront évaluer précisément les risques avant de se lancer. Certaines professions réglementées — comme les avocats, les experts-comptables ou les notaires — peuvent accueillir d’autres professionnels de leur secteur, mais leur déontologie impose des contraintes spécifiques. L’idéal reste de disposer d’un accès séparé pour l’espace de corpoworking, permettant aux coworkers de circuler sans croiser les zones confidentielles.
Les équipements disponibles
La qualité des équipements proposés conditionne directement l’attractivité de votre offre de corpoworking. Les coworkers s’attendent à trouver à minima : une connexion internet haut débit fiable et sécurisée, des espaces de détente ou de convivialité, l’accès à une cuisine ou une kitchenette, des salles de réunion disponibles à la réservation, et une imprimante ou un espace d’impression. La sécurité du réseau informatique est un point critique : le réseau interne de l’entreprise doit être distinct du réseau mis à disposition des coworkers.
Les facteurs clés de succès du corpoworking
Plusieurs facteurs clés de succès ont été identifiés par les entreprises ayant développé des démarches de corpoworking. Voici les plus importants à avoir en tête avant de lancer votre projet.
La volonté d’ouverture de l’entreprise
Le premier facteur de succès est culturel avant d’être logistique. L’entreprise accueillante doit avoir la volonté d’ouvrir son écosystème professionnel. Si la motivation principale est uniquement financière — remplir des bureaux vides pour rentabiliser le loyer — sans réelle envie de rencontrer de nouveaux professionnels, l’expérience risque d’être décevante pour les deux parties. La convivialité est le moteur du corpoworking : c’est elle qui crée la valeur, et non l’inverse.
Le sens de l’accueil et de la convivialité
L’accueil des coworkers ne peut pas être laissé au hasard. Il faut désigner un référent interne capable d’accueillir les nouveaux arrivants, de les présenter aux équipes en place, et de créer les conditions d’un environnement de travail agréable. Les premières impressions comptent énormément dans la fidélisation des coworkers. Un café de bienvenue, une visite des locaux, une présentation des règles de vie commune : autant de petits gestes qui font toute la différence.
La définition claire des règles de vie commune
Pour que la cohabitation se passe bien, il est essentiel de définir et de communiquer clairement les règles de fonctionnement de l’espace : horaires d’accès, zones autorisées, utilisation des salles de réunion, niveau sonore acceptable, gestion des déchets, politique de sécurité, etc. Ces règles doivent être remises à chaque coworker lors de son arrivée et affichées dans les parties communes.
La qualité de la connexion internet
Un coworker sans connexion internet fiable, c’est un coworker mécontent qui ne reviendra pas. La qualité et la stabilité de la connexion internet est l’un des critères les plus importants dans le choix d’un espace de coworking ou de corpoworking. Prévoyez une connexion dédiée pour les coworkers, séparée du réseau interne de l’entreprise, avec une bande passante suffisante pour plusieurs utilisateurs simultanés.
Comment aménager et structurer son espace de corpoworking
L’aménagement de l’espace est une étape cruciale qui détermine en grande partie le succès de votre projet de corpoworking. Un espace bien pensé attire les coworkers, favorise leur fidélisation et génère du bouche-à-oreille positif.
Délimiter clairement les zones
Il est indispensable de délimiter physiquement et visuellement les espaces dédiés aux coworkers de ceux réservés aux collaborateurs internes. Cette délimitation peut être réalisée par des cloisons, une signalétique adaptée, ou simplement par des étages différents. Elle permet de préserver la confidentialité de l’entreprise hôte tout en offrant aux coworkers un espace clairement identifié comme le leur.
Soigner les espaces de convivialité
Les espaces de convivialité — cuisine, espace café, salle de repos — sont au cœur de l’expérience corpoworking. Ce sont ces lieux qui favorisent les rencontres informelles entre coworkers et collaborateurs internes, et qui génèrent les synergies les plus précieuses. Investir dans un espace café bien équipé et convivial est l’un des meilleurs retours sur investissement dans un projet de corpoworking.
Prévoir des espaces modulables
Les besoins des coworkers évoluent : certains ont besoin d’un bureau fixe pour plusieurs mois, d’autres cherchent un poste nomade à la journée, et d’autres encore ont besoin d’une salle de réunion pour quelques heures. Proposer une offre modulable avec différents types d’espaces (postes fixes, postes flexibles, salles de réunion à la demi-journée) permet de toucher un public plus large et d’optimiser l’occupation des locaux.
Gestion juridique et contractuelle du corpoworking
La mise en place d’un espace de corpoworking nécessite un cadre juridique et contractuel adapté. Cette dimension est souvent sous-estimée par les entreprises qui se lancent dans l’aventure, au risque de rencontrer des complications ultérieures.
Le contrat de prestation de services
Le modèle contractuel le plus courant dans le corpoworking est le contrat de prestation de services. Contrairement à un bail commercial classique, ce type de contrat n’est pas soumis au statut des baux commerciaux et offre beaucoup plus de souplesse, notamment en termes de préavis (souvent de 1 à 3 mois). Il définit les conditions d’accès aux locaux, les services inclus, le montant de la redevance mensuelle, et les règles de résiliation. Il est fortement recommandé de faire rédiger ce contrat par un professionnel du droit pour vous protéger des litiges éventuels.
Assurances et responsabilité
L’entreprise accueillante doit vérifier que son contrat d’assurance multirisque couvre bien les tiers présents dans ses locaux. Il est conseillé d’exiger de chaque coworker qu’il fournisse une attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle à jour. Cette précaution élémentaire vous protège en cas d’accident ou de dommage causé par un coworker dans vos locaux.
Le bail et les droits de sous-location
Si votre entreprise est locataire de ses locaux (et non propriétaire), il est impératif de vérifier que votre bail commercial autorise la sous-location partielle ou la mise à disposition de locaux à des tiers. Dans la majorité des baux commerciaux standard, la sous-location est interdite sans accord préalable du bailleur. Prenez soin d’obtenir cet accord par écrit avant de vous lancer dans toute démarche de corpoworking.
Comment fixer les prix de son offre de corpoworking
La fixation des prix est une étape délicate pour toute entreprise qui se lance dans le corpoworking. L’objectif est de trouver un équilibre entre attractivité pour les coworkers et rentabilité pour l’entreprise hôte.
Les tarifs pratiqués sur le marché
Les tarifs du corpoworking varient selon la localisation géographique, la qualité des équipements, les services inclus et le type d’espace proposé. En Île-de-France, un poste de travail en coworking ou corpoworking se loue en moyenne entre 200 et 500 euros par mois pour un bureau fixe, et entre 10 et 30 euros par jour pour un poste nomade. En région, les tarifs sont généralement inférieurs de 20 à 40 %. Il est conseillé d’étudier les tarifs pratiqués par les espaces de coworking concurrents dans votre zone géographique avant de fixer votre grille tarifaire.
Les formules à proposer
Pour maximiser l’attractivité de votre offre, pensez à proposer plusieurs formules adaptées aux différents profils de coworkers : un abonnement mensuel pour les utilisateurs réguliers, des carnets de journées pour les utilisateurs occasionnels, des forfaits à la semaine pour les nomades digitaux de passage, et des tarifs horaires pour l’accès aux salles de réunion. Cette diversité tarifaire vous permettra de toucher un public plus large et d’optimiser le taux d’occupation de vos espaces.
Créer une communauté au cœur du corpoworking
L’un des atouts les plus précieux d’un espace de corpoworking bien géré est la dynamique communautaire qu’il génère. C’est cette dimension humaine et relationnelle qui différencie un espace de corpoworking vivant d’un simple bureau en sous-location.
Organiser des événements réguliers — petits-déjeuners networking, conférences thématiques, ateliers de formation, afterwork — est un excellent moyen de tisser des liens entre coworkers et de les fidéliser. Ces moments de convivialité sont aussi l’occasion pour l’entreprise accueillante de mettre en avant ses expertises et de renforcer son image de marque auprès d’un public professionnel qualifié.
La construction d’une communauté prend du temps, mais elle est l’un des investissements les plus rentables sur le long terme pour un espace de corpoworking. Un coworker qui se sent bien intégré dans une communauté professionnelle dynamique reste en moyenne deux à trois fois plus longtemps qu’un coworker isolé.
Les erreurs à éviter dans un projet de corpoworking
Même avec les meilleures intentions, certaines erreurs classiques peuvent compromettre le succès d’un projet de corpoworking. Voici les principaux écueils à éviter :
- Négliger la sécurité informatique : Ne jamais partager le réseau interne de l’entreprise avec les coworkers. Un réseau WiFi dédié et sécurisé est indispensable.
- Sous-estimer la gestion quotidienne : Le corpoworking demande du temps et de l’investissement humain. Sans référent dédié, l’expérience se dégrade rapidement.
- Négliger les aspects juridiques : Vérifiez votre bail, vos assurances et mettez en place des contrats adaptés dès le départ.
- Ouvrir un open-space sans aménagements phoniques : Le bruit est le principal ennemi du corpoworking en open-space. Prévoyez des phonebox ou des espaces de concentration.
- Fixer des prix trop élevés au démarrage : Mieux vaut commencer avec des tarifs attractifs pour remplir l’espace et constituer une communauté, puis ajuster à la hausse une fois l’espace établi.
- Ignorer la motivation des coworkers : Les coworkers cherchent avant tout un environnement de travail stimulant et une communauté professionnelle. Ne les considérez pas uniquement comme une source de revenus.
Conclusion : le corpoworking, une opportunité à saisir
Le corpoworking représente une opportunité réelle pour les entreprises qui disposent d’espaces sous-utilisés et qui souhaitent optimiser leurs coûts immobiliers tout en enrichissant leur écosystème professionnel. Pour réussir, il faut réunir les bonnes conditions : des locaux adaptés (bureaux fermés de préférence), une culture d’entreprise ouverte à l’extérieur, un cadre juridique solide, des équipements de qualité, et surtout un vrai sens de l’accueil et de la convivialité.
Le corpoworking n’est pas une solution miracle qui génère automatiquement des revenus sans effort. C’est avant tout un projet humain, qui demande de l’investissement, de la bienveillance et de la persévérance. Mais lorsque les conditions sont réunies, il peut devenir un formidable levier de développement commercial, de renforcement de l’image de marque et de création de valeur pour l’entreprise accueillante comme pour les coworkers qui la rejoignent.
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